Kadar ima dopis glavo, vsak podatek zapišemo v svoji vrstici, na koncu katere ni ločila.
1. Če pojmujemo, da je celotna glava dopisa ena poved, pišemo z veliko začetnico le prvo sestavino in lastnoimenske sestavine:
Mojca Kovač
finančnica specialistka I
Finančni urad RS
Dacarska ulica 13
1270 Litija

2. Če pojmujemo, da je vsaka vrstica glave dopisa samostojna poved, pišemo vsako enoto z veliko začetnico:
Dr. Jana Novak
Vodja projektov
Inštitut za kakovost zraka
Cankarjeva ulica 5
1000 Ljubljana

Pri zapisu kraja in datuma je mogočih je več načinov, podatka sta vedno ločena z vejico:
Ljubljana, 22. januar 2026
Ljubljana, 22. 1. 2026
Ljubljana, 22. januarja 2026
V Ljubljani, 22. januarja 2026
V Ljubljani, 22. 1. 2026

Če se dopis začne s pozdravom, ga vedno zaključuje ločilo.

– Kadar je na koncu pozdrava vejica, se besedilo dopisa nadaljuje z malo začetnico:
Spoštovani,
pišem vam, ker [...]

Dragi Jaroslav,
že dolgo se nisem oglasil [...]

Pozdravljena, Andreja,
spet te prosim [...]

– Kadar je na koncu začetnega pozdrava klicaj ali pika, se besedilo dopisa nadaljuje z veliko začetnico:
Spoštovana gospa ravnateljica!
Pred dvema tednoma [...]

Pozdravljeni.
Pripenjam obljubljene dokumente [...]

Končni pozdrav se lahko zaključi z ločilom (vejico, klicajem, piko) ali redkeje brez ločila; sledi mu podpis:
Lep pozdrav,
Jana

S spoštovanjem!
Jakob Kovač

Hvala za sodelovanje in lep pozdrav.
Jani Novak

Najlepše te pozdravlja
tvoj Simon

Kadar je del podpisa tudi podpisnikova funkcija, je začetnica tega podatka odvisna od njegove umestitve glede na ime (spodaj, zgoraj) in/ali od ločila ob koncu pozdrava: